Jurnal Umum (General Journal)

1. Entry Jurnal Umum (General Journal)

Menu ini digunakan untuk mencatat transaksi bisnis dalam bentuk jurnal. Jurnal umum mencatat semua transaksi keuangan perusahaan, termasuk transaksi yang terkait dengan aset, kewajiban, modal pemilik, pendapatan, biaya, dan akun lainnya. Proses pencatatan transaksi dalam jurnal umum dalam ERP biasanya berikut ini:

Transaksi Keuangan: Saat suatu transaksi keuangan terjadi, catatan transaksi dan rincian terkait disiapkan.
Pencatatan dalam Jurnal Umum: Informasi tersebut kemudian dimasukkan ke dalam jurnal umum dengan mengisi semua bidang yang diperlukan.
Penyesuaian Debit dan Kredit: Jumlah yang di-debit dan di-kreditkan dihitung berdasarkan jenis transaksi dan akun yang terlibat.
Penyimpanan Data: Data transaksi yang terekam dalam jurnal umum tersimpan dalam basis data atau sistem ERP.
Pembuatan Laporan Keuangan: Informasi dari jurnal umum digunakan untuk mempersiapkan laporan keuangan seperti neraca, laba rugi, dan laporan lainnya.

1.2 Pencarian Data

1) Masuk ke Aplikasi FMS (Finance, Accounting & Budgeting)

2) Masuk ke menu Jurnal Umum >> Entri Jurnal Umum

3) Isi field pencarian berdasarkan field yang sudah disedikan kemudian klik tombol “Cari”

1.3 Tambah Data

1) Klik ikon tambah data

2) Pada halaman Main Account Editor, isi field yang diperlukan kemudian klik tombol simpan

Nama Field	Keterangan
Company	Nama Perusahaan
Kantor	Data kantor sesuai user login
Nomor Jurnal	Kode unik atau nomor identifikasi terbentuk secara otomatis setelah proses simpan yang digunakan untuk mengidentifikasi dan melacak transaksi keuangan atau akuntansi yang terjadi dalam perusahaan.
Status Jurnal	kondisi atau tahapan tertentu yang menggambarkan keadaan jurnal atau catatan transaksi dalam sistem akuntansi. Status jurnal digunakan untuk mengidentifikasi posisi transaksi dalam siklus akuntansi, memudahkan pengendalian dan pemantauan proses akuntansi, dan memastikan kepatuhan terhadap prosedur internal Perusahaan. Contoh: Draft, Menunggu Persetujuan, Disetujui, Ditolak
Status Posting	1. Belum Diposting (Open): Transaksi atau jurnal yang telah dimasukkan ke dalam sistem akuntansi tetapi belum diposting atau belum tercatat dalam buku besar. Ini berarti pengaruh transaksi belum tercermin dalam akun-akun keuangan. 2. Sudah Diposting (Posted): Transaksi atau jurnal yang telah diposting atau tercatat dalam buku besar dan telah mempengaruhi saldo akun-akun yang sesuai. Ini berarti bahwa transaksi tersebut sudah menjadi bagian dari catatan keuangan perusahaan.
Tgl Posting	Tanggal dilakukan proses posting
Periode Akuntansi	Drop down pilihan periode akuntansi bulanan
Tanggal Akuntansi	Pilihan tanggal yang bisa dipilih sesuai dengan pilihan pada periode akuntansi
Transaksi	Drop down pilihan jenis transaksi jurnal umum yang sudah didaftarkan pada master data transaksi jurnal umum. Misalkan: Jurnal Baru, Jurnal Pemakaian Kasbon, dll
Rincial Jurnal	Klik tombol “Baru” untuk menambah data rincian jurnal
Tipe Akun	Akun Ledger (General Ledger Account): adalah tipe akun yang digunakan untuk mencatat semua transaksi keuangan yang terkait dengan perusahaan secara umum. Ini mencakup akun-akun untuk aktiva, pasiva, pendapatan, biaya, modal pemilik, dan lainnya.
Perkiraan	Pilihan tipe akun “ledger” maka user dapat mengisi akun ledger dengan mengetik minimal 3 karakter maka aplikasi akan secara otomatis menampilkan pilihan kode perkiraan
Debet / Kredit	field untuk entri nominal
Debet (Rp) / Kredit (Rp)	Field yang menampilkan nilai akuntansi dalam rupiah yg terhitung secara otomatis oleh system dimana nilai ini dihasilkan dari nilai debet/kredit dikalikan dengan nilai Kurs

1.4 Verifikasi dan Otorisasi

Verifikasi dan otorisasi entri jurnal oleh pihak yang berwenang untuk memastikan bahwa proses settlement dilakukan dengan benar dan sesuai dengan kebijakan Perusahaan. Nama label dan proses persetujuan dapat dikonfigurasi dalam system ERP sesuai dengan aturan Perusahaan.

1.5 Tambah rincian jurnal menggunakan template

Download template kemudian lengkapi dengan data jurnal yang akan diupload

Klik ikon folder pada field “Load Jurnal from template”

2. Settlement Jurnal Umum

2.1 Penjelasan Fitur

Settlement melalui jurnal umum adalah proses yang melibatkan penyelesaian transaksi finansial termasuk pembayaran tagihan, pelunasan utang, pencatatan pendapatan, atau penyesuaian lainnya. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk mencerminkan secara akurat perubahan keuangan atau status akuntansi yang terkait dengan transaksi bisnis atau kejadian tertentu.

Berikut adalah langkah-langkah umum yang terlibat dalam settlement jurnal umum:

Identifikasi Transaksi yang Akan Disetel (Settlement): Identifikasi transaksi bisnis atau kewajiban tertentu yang perlu diselesaikan atau disetel dalam buku besar.
Penentuan Jumlah yang Akan Disetel: Penentuan jumlah yang harus dicatat dalam jurnal umum untuk menyelesaikan atau melunasi transaksi tersebut. Ini mencakup menentukan apakah jumlah yang harus dicatat adalah jumlah debit atau kredit.
Pencatatan Entri Jurnal: Mencatat entri jurnal yang sesuai untuk merefleksikan penyelesaian transaksi. Ini melibatkan mencatat jumlah yang akan disetel ke dalam akun-akun yang relevan dalam buku besar.
Jika transaksi tersebut melibatkan pembayaran atau pengurangan kewajiban, mungkin ada entri kredit pada akun yang bersangkutan.
Jika transaksi tersebut melibatkan penerimaan atau penambahan kewajiban, mungkin ada entri debit pada akun yang bersangkutan.
Verifikasi dan Otorisasi: Verifikasi dan otorisasi entri jurnal oleh pihak yang berwenang untuk memastikan bahwa proses settlement dilakukan dengan benar dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Rekonsiliasi Akun: Jika diperlukan, lakukan rekonsiliasi akun-akun terkait untuk memastikan bahwa saldo akun sesuai setelah proses settlement.

2.2 Langkah-langkah

1) Pada halaman Main Account Editor klik tombol “Multiple Settlement”

2) Pada popup settlement pilih data, kemudian klik tombol “Pilih”

3) Setelah itu data akan tampil pada rincian jurnal dimana secara otomasi nominal yang tampil pada kolom debet atau kredit akan terisi dengan jumlah nilai hutang atau piutang akun yang dipilih dimana angka ini bisa diubah sesuai dengan kebutuhan penyelesaian transaksi. Sistem secara otomatis menampilkan nilai Saldo (Rp) yaitu selisih dari nilai Debet (Rp) dan Kredit (Rp)