Lewati ke isi

1 Pendahuluan

Dokumen ini dipergunakan sebagai panduan (user guide/user manual) dalam penggunaan modul Akuntansi di sisi Account Receivable (Piutang)

2.1 AR (Menu Pencarian AR Voucher)

Menu ini digunakan untuk melakukan pencarian data AR Voucher yang sudah diakui sebagai Piutang. Data di halaman ini juga bisa dilihat berdasarkan status Workflow yaitu melalui Status Jurnal dan Status Posting. Jadi User yang mengakses menu pencarian ini akan mengetahui kondisi AR Voucher sedang berada di level apa saja.

Langkah- langkah yang dilakukan untuk masuk ke halaman pencarian AR Voucher, adalah sebagai berikut:

  1. Login sebagai User yang sudah terdaftar di modul FMS
  2. Masuk ke Menu FMS > Piutang/Account Receivable > Entry AR Voucher

  3. Akan tampil halaman pencarian seperti gambar dibawah ini

  4. Pencarian pada gambar diatas dapat dikombinasikan menjadi beberapa kriteria, sebagai berikut:

    • Nomor Jurnal
    • Jenis Transaksi
    • Kode Customer/ Nama Customer
    • Status Jurnal
    • Status Posting
    • Periode Akuntansi (Bulan dan Tanggal)
    • Tanggal Akuntansi
    • Tanggal Dari
    • Tanggal Sampai
    • Dibayar kepada
    • Nomor Referensi/Invoice
    • Keterangan

  5. Jika kita ingin melihat semua data AR Voucher , maka cukup dengan meng-klik tombol "Search"

  6. Selanjutnya akan tampil data AR Voucher secara keseluruhan seperti dibawah ini

  7. Jika User ingin melihat detil data AR Voucher maka cukup dengan meng-klik Nomor Jurnal (Hyperlink)

  8. Setelah Nomor Jurnal diklik, akan tampil halaman detil seperti gambar dibawah ini:

  9. Jika User ingin mem-preview laporan , silahkan klik tombol "Preview"

  10. Akan tampil seperti halaman dibawah ini:

  11. Selanjutnya klik tombol "Tutup" untuk menutup laporan diatas

Note: 
- Dalam contoh seperti gambar diatas ditampilkan data AR Voucher secara keseluruhan dengan semua Status Jurnal dan semua Status Posting

2.2 Entry AR Voucher

Menu ini digunakan untuk menginput Data AR Voucher yang nantinya akan diakui sebagai Piutang , langkah-langkah sbb:

  1. Login ke system sebagai Seksi Verifikasi

  2. Masuk ke menu FMS > Piutang/Account Receivable > Entry AR Voucher

  3. Sistem menampilkan halaman pencarian Account Reveivable seperti mockup di bawah ini :

  4. Selanjutnya klik tombol "+ Baru"

  5. System akan menampilkan halaman Entry AR Voucher seperti dibawah ini:

  6. Input data pada field sesuai ketentuan dan kebutuhan, adapun field-field yang dapat diisi , antara lain:

    • Account Type = Jenis Businesspartner yang akan ditransaksikan(Vendor/Customer/Employee)
    • Account = Businesspartner yang akan dilakukan transaksi
    • Transaksi = Posting Profile(main account) terkait Businesspartner yang ditransaksikan
    • Tgl Akuntansi = Menginput Tgl sesuai Range Periode Akuntansi
    • Financial Department = departemen finansial terkait transaksinya
    • Project = transaksi ini akan dikaitkan dengan Project tertentu
    • Asset = transaksi ini akan dikaitkan dengan Asset tertentu
    • Keterangan = Input keterangan untuk mendiskripsikan secara lengkap
    • Budget Item = Item anggaran yang akan digunakan oleh transaksi ini

    • Data Lines Detil :

      • Lines dapat diinputkan lebih dari satu
      • input offset account yang digunakan
      • Selalu mengisi dengan nilai mata uang yang digunakan sesuai transaksi
      • pilihan Account Type: - Ledger: langsung ke kode perkiraan (main account) Pada Lines Detil bagian bawah akan terlihat Total Transkasi Debet dan Kredit, jika sudah sama maka AR Voucher dinyatakan benar, seperti gambar di bawah ini:

  7. Selanjutnya Inputkan Catatan unruk aoorival berikutnya

  8. Pilihan proses sebagai berikut:
    • Save: status dokumen menjadi DRAFT
    • SUBMIT : status data akan berubah sesuai setup workflow
    • TUTUP : kembali ke halaman Pencarian dan proses Entry AP Voucher dianggap batal
Note: 
- Jika dilakukan Submit , maka pada History Dokumen akan ter-update sesuai informasi status data terakhir
- Jika _Mandatory Filed_ tidak diisi maka system akan menampilkan pesan peringatan
- Nominal Debet dan Nominal Rupiah otomatis meng-update nilai sesuai total transaksi Kredit pada _Lines Detil_
- Informasi Kurs tampil otomatis sesuai Mata Uang dipilih (disetup di Parameter)

2.3 Persetujuan Account Receiveable Oleh User Approval

Notes: 
- Workflow persetujuan sudah disetup dan AP sudah disubmit oleh user maker.

Langkah-langkah:

  1. Login sebagai User Approval
  2. Masuk ke menu FMS > To Do List

  3. Sistem menampilkan semua jurnal dengan status assign user

  4. Klik record untuk menampilkan, tampil halaman detil jurnal sbb:

  5. Pilihan keputusan sbb:

  6. PREVIEW: menampilkan cetakan/preview jurnal

  7. KOREKSI: jika ada kesalahan klik tombol KOREKSI untuk mengambalikan kepada user maker. Jangan lupa memberikan catatan untuk dibaca oleh user berikutnya.
  8. SETUJU: jika sudah sesuai klik SETUJU, maka status jurnal akan dilanjutkan pada approval berikutnya sesuai dengan Workflow yang sudah disetup.
  9. TUTUP : menutup halaman.

2.4 Posting Account Receivable Voucher

Menu ini digunakan untuk mem-posting dokumen AR yang statusnya sudah Disetujui

Langkah-langkah:

Cara #1:

  1. Login sebagai User yang diassign untuk Posting jurnal
  2. Masuk ke menu FMS > To Do List
  3. Sistem menampilkan seluruh jurnal baik dengan status "Koreksi" maupun "Disetujui"
  4. Klik jurnal dengan status "Disetujui"
  5. Sistem menampilkan detail data jurnal
  6. Klik POSTING untuk melakukan proses posting.

Cara #2:

  1. Login sebagai User yang diassign untuk Posting jurnal
  2. Masuk ke menu FMS > Hutang/Account Receivable > Posting Bukti Piutang/Account Receiveable

  3. Sistem menampilkan seluruh jurnal yang sudah "Disetujui"

  4. Pilih jurnal yang akan di posting dengan mengklik kotak di sebelah kiri daftar jurnal

  5. Klik POSTING untuk melakukan proses posting.

2.5 AR (Inquiry AR Voucher)

Menu ini digunakan untuk melihat data AR Voucher yang sudah berhasil diposting

Note:
- User yang dapat mengakses menu ini adalah semua user untuk masing-masing _role_-nya
- Di dalam menu ini tidak ada proses/eksekusi data AR Voucher oleh User siapapun misalnya: persetujuan dengan _workflow, posting_ dll

Langkah-langkah untuk mancari halaman Inquiry AR Voucher adalah sebagai berikut:

  1. Login sebagai User yang sudah terdaftar di modul FMS
  2. Masuk ke menu FMS > Piutang/Account Receivable > Inquiry AR Voucher

  3. Akan tampil halaman pencarian sebagai berikut:

  4. Lakukan pencarian sesuai kriteria pada gambar diatas, misalnya dengan pencarian berdasarkan Transaksi, Nomor Jurnal, Tgl Akuntansi, atau bisa langsung klik tombol "Search" maka akan tampil seluruh data, seperti halaman dibawah ini:

  5. Kemudian klik salah satu data yang ingin dilihat secara detil (klik pada Nomor Jurnal)

  6. Setelah diklik, akan tampil halaman detil AR Voucher seperti dibawah ini:

  7. Kemudian jika User ingin mem-preview laporan , cukup klik tombol "Preview"

  8. Contoh Output dari hasil Preview adalah sebagai berikut:

  9. Kemudian klik tombol "Close"

2.6 Inquiry Outstanding Piutang AR

Menu ini digunakan untuk mengetahui aktivitas pembayaran Customer secara lengkap, baik untuk yang belum melakukan pembayaran, pembayaran sebagian sampai pada pembayaran penuh.

Langkah-langkah untuk masuk ke halaman Inquiry Outstanding AR adalah sebagai berikut:

  1. Login sebagai User yang sudah terdaftar di modul FMS
  2. Masuk ke menu FMS > Piutang/Account Receivable > Inquiry Outstanding Hutang (AR)

  3. Akan tampil halaman seperti dibawah ini:

  4. Pencarian pada gambar diatas dapat dikombinasikan menjadi beberapa kriteria, sbb:

    • Nomor Jurnal
    • Tipe Transaksi
    • Status Settlement
    • Reference
    • Business Partner
    • Periode Akuntansi
    • Tanggal Transaksi
    • Tanggal From
    • Tanggal To

  5. Klik tombol "Search" dan sistem akan menampilkan Daftar Outstanding AP sesuai kriteria pencarian sbb:

  6. Kemudian klik Hyperlink nomor jurnal pada salah satu data yang ingin dilihat, maka akan tampil halaman detil AP Voucher seperti dibawah ini:

7. Kemudian klik icon "Settlement Information" untuk menampilkan popup histori pembayaran atas AR Voucher tersebut seperti dibawah ini :

Note:
- Dari gambar diatas sudah terihat aktivitas pembayaran oleh _Customer_ berupa Nominal dalam mata uang asli, Nominal setelah dikonversi ke Rupiah, Total Terbayar dan nominal yang belum terbayar (Outstanding Piutang)

Laporan

3.1 Laporan Jurnal Detil

Laporan ini digunakan untuk melihat aktivitas AR Voucher yang sudah diakui sebagai Hutang, informasi pada laporan ini dapat difilter berdasarkan:

 - Kantor
 - Kode Perkiraam
 - Nomor Jurnal
 - Nomor Referensi
 - Department
 - Periode Dari (wajib)
 - Periode Sampai (wajib)

Output laporan ini dapat dihasilkan menjadi 2 format yaitu PDF dan Excel

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk melihat dan mencetak laporan tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Login sebagai User
  2. Pilih Laporan > Akuntansi > Jurnal Detail

  3. Akan tampil halaman seperti dibawah ini:

  4. Lakukan pencarian data dengan memfilter kriteria sesuai kebutuhan

  5. Selanjutnya klik tombol "Print PDF"

  6. Akan tampil laporan seperti dibawah

  7. Kemudian klik "Tutup" untuk menutup laporan diatas

  8. Jika User ingin mengunduh file dengan format XLS , maka cukup klik tombol "Download XLS"
Note:
- Pada Header Atas akan terlihat penanggalan sesuai periode yang
- Pada Header sebelah kiri akan terlihat kriteria pencarian yang difilter (_Misalnya berdasarkan Kantor dan Periode_)
- Data yang ditampilkan di Jurnal Detail ini adalah semua data jurnal transaksi

3.2 Laporan Customer Transaction

Menu ini berfungsi untuk melihat data Customer yang terlibat AR Voucher (Piutang)

Secara umum pencarian di menu ini dapat dibagi menjadi beberapa kriteria, antara lain:

 - Kantor
 - Customer
 - Periode Dari (wajib)
 - Periode Sampai (wajib)

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk melihat dan mencetak laporan Customer Transaction adalah sebagai berikut:

  1. Login sebagai User yang sudah terdaftar di modul FMS
  2. Pilih Laporan Customer Transaction

  3. Akan tampil halaman pencarian seperti dibawah ini:

  4. Lakukan pencarian data dengan memfilter kriteria sesuai keperluan

  5. Selanjutnya klik "Print PDF"

  6. Akan tampil laporan seperti dibawah ini:

  7. Kemudian klik "Tutup" untuk menutup laporan diatas.

Note: 
user dapat mengunduh file dengan format XLS dengan klik tombol "Download XLS"

3.3 Laporan Customer Aging

Menu ini digunakan untuk melihat umur/usia hutang berjalan yang dijalankan oleh Customer

Usia hutang Customer dibagi menjadi beberapa indikator, antara lain:

 - Usia 0 s/d 1 tahun
 - Lebih dari usia 1 tahun s/d 2 tahun
 - Lebih dari usia 2 tahun s/d 3 tahun
 - Lebih dari usia 3 tahun s/d 4 tahun
 - Lebih dari usia 4 tahun s/d Seterusnya

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk melihat dan mencetak laporan Customer Aging adalah sebagai berikut:

  1. Login sebagai User yang sudah terdaftar di modul FMS
  2. Pilih Laporan Customer Aging

  3. Akan tampil halaman pencarian seperti dibawah ini:

  4. Lakukan pencarian data dengan memfilter kriteria sesuai keperluan

  5. Selanjutnya klik 'Print PDF'

  6. Akan tampil laporan seperti dibawah ini:

  7. Kemudian klik "Tutup" untuk menutup laporan diatas

Note: 
- user dapat mengunduh file dengan format XLS dengan klik tombol "Download XLS"